Thema van de maand: Jaarrekeningen opstellen, vaststellen en deponeren.

Termijnen jaarrekening deponeren (BV)

De uiterste termijn waarop een jaarrekening van een besloten vennootschap gedeponeerd dient te zijn, varieert afhankelijk van de situatie. Zo dient een BV waarvan de aandeelhouders tevens bestuurder en/of commissaris zijn eerder te deponeren dan wanneer dit niet het geval is (tenzij de statuten zulks voorkomen).

Algemeen deponering

Een jaarrekening dient binnen vijf maanden na afloop van een boekjaar door het bestuur opgesteld te worden en voorgelegd te worden aan de aandeelhouders. 

De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven bij bijzondere omstandigheden. Hiervoor dient formeel een verlengingsbesluit te worden genomen in een algemene vergadering inclusief vastlegging in notulen.

De aandeelhouders dienen binnen twee maanden nadat de jaarrekening door het bestuur is voorgelegd de jaarrekening vast te stellen. Dit gebeurt middels ondertekening van het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening.

Een jaarrekening dient uiterlijk acht dagen na vaststelling te worden gedeponeerd bij de KvK (2:394 lid 1 BW). Voorts dient de jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar openbaar te worden gemaakt.

Uitzondering:

Wanneer alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn, resulteert het opstellen van de jaarrekening direct in het vaststellen (art. 2:210 lid 5 BW, met uitzondering van wanneer deze regel in de statuten wordt uitgesloten).

De twee maandentermijn waarin aandeelhouders de jaarrekening vast mogen stellen komt in dit geval te vervallen. Dit resulteert in het twee maanden eerder moeten deponeren van de jaarrekening.

Uiterste termijnen voor het deponeren van de jaarrekening van een BV

De uiterste termijn voor het deponeren van een jaarrekening van een BV met een regulier boekjaar is dus (telkens wanneer alle verlengingsmogelijkheden zijn benut):

  • Wanneer alle aandeelhouders niet tevens bestuurder of commissaris zijn: 31-12 van het volgende boekjaar;
  • Wanneer alle aandeelhouders tevens bestuurder of commissaris zijn: 8-11 van het volgende boekjaar.

Artikel 2:210 lid 5 BW

  • Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen tevens als vaststelling in de zin van lid 3, mits alle overige vergadergerechtigden in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd zoals bedoeld in artikel 238 lid 1. In afwijking van lid 3 strekt deze vaststelling tevens tot kwijting aan de bestuurders en commissarissen. De statuten kunnen de in de eerste zin bedoelde wijze van vaststelling van de jaarrekening uitsluiten.

Artikel 2:394 BW (lid 1 t/m 3).

  1. De rechtspersoon is verplicht tot openbaarmaking van de jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling. De openbaarmaking geschiedt door nederlegging van een volledig in de Nederlandse taal gesteld exemplaar of, als dat niet is vervaardigd, een exemplaar in het Frans, Duits of Engels, ten kantore van het handelsregister dat wordt gehouden door de Kamer van Koophandel. Op het exemplaar moet de dag van vaststelling en goedkeuring zijn aangetekend.
  2. Is de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn overeenkomstig de wettelijke voorschriften vastgesteld, dan maakt het bestuur onverwijld de opgemaakte jaarrekening op de in lid 1 voorgeschreven wijze openbaar; op de jaarrekening wordt vermeld dat zij nog niet is vastgesteld. Binnen twee maanden na gerechtelijke vernietiging van een jaarrekening moet de rechtspersoon een afschrift van de in de uitspraak opgenomen bevelen met betrekking tot de jaarrekening neerleggen ten kantore van het handelsregister, met vermelding van de uitspraak.
  3. Uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar moet de rechtspersoon de jaarrekening op de in lid 1 voorgeschreven wijze openbaar hebben gemaakt.
  4. De leden 4 t/m 8 vallen buiten de scope van dit artikel.