Extracomptabele boekingen in de jaarrekening

Extracomptabel betekent het verwerken van financiële gegevens buiten de boekhouding om. Gegevens worden dan niet in het grootboek geboekt, maar bijvoorbeeld in Excel bijgehouden. Ook bij het typen van een jaarrekening wordt vaak gebruikgemaakt van extracomptabele boekingen.

Van administratie tot jaarrekening

Bij het opstellen van de jaarrekening wordt in de basis gebruikgemaakt van de boekhouding. De saldibalans uit de boekhouding wordt ingelezen in een jaarrekeninggenerator. Vervolgens worden hier boekingen aan toegevoegd die wel toezien op de jaarrekening, maar niet in de boekhouding voorkomen. Dit zijn extracomptabele boekingen. De saldibalans en de extracomptabele boekingen resulteren vervolgens via de jaarrekeninggenerator in de getypte jaarrekening.

Waarom extracomptabel boekhouden?

Sommige gegevens zijn minder relevant voor de boekhouding of kunnen simpelweg niet in de boekhouding verwerkt worden. Om deze reden worden deze gegevens buiten de boekhouding gelaten. Deze gegevens moeten voor de jaarrekening wel bijgehouden worden, vandaar dat dit extracomptabel gebeurt.

Voorbeelden van extracomptabel boekhouden

  • In de geconsolideerde jaarrekening worden de reële waarden op overnamedatum van de identificeerbare activa en passiva van een overgenomen BV getoond. Het verschil tussen boekwaarde enkelvoudig en reële waarde geconsolideerd wordt extracomptabel bijgehouden.
  • De organisatie maakt gebruik van een simpel boekhoudpakket. Voor de onderhanden werk-positie wordt jaarlijks een export van o.a. de urenstaten gemaakt, waarna de onderhanden werk-positie berekend wordt en middels een extracomptabele journaalpost in de jaarrekening verwerkt wordt.
  • In de jaarrekeningen komen commerciële en fiscale verschillen voor in bijvoorbeeld de waardering van de materiële vaste activa (bv. door verschil in afschrijvingstermijn commercieel en fiscaal) en de voorzieningen (bv. door verschil in waardering commercieel en fiscaal van de pensioenvoorziening). De bijbehorende latenties worden extracomptabel bijgehouden.
  • Een stichting wenst in de jaarrekening ook het budget te tonen, en deze in vergelijking met de werkelijk behaalde resultaten te tonen.
  • De onderneming geniet investeringsaftrek. Enkel het te betalen VpB-bedrag wordt in de boekhouding verwerkt, de VpB-positie (inclusief de investeringsaftrek) wordt in Excel bijgehouden.
  • In de geconsolideerde jaarrekening worden de eliminatieboekingen van de intercompany-transacties geëlimineerd. Het bijhouden van deze intercompany-transacties vindt niet in het grootboek, maar extracomptabel in Excel plaats.